Archiwizacja dokumentów w biurze – jak robić to zgodnie z prawem?

Archiwizacja to prawdopodobnie najmniej lubiane zadanie w biurze. Kojarzy się z kurzem, brakiem miejsca i nudą. Jednak w świetle prawa, prowadzenie archiwum to nie kwestia estetyki, ale obowiązek.

Wyrzucenie niewłaściwego dokumentu może skutkować gigantycznymi karami ze strony Urzędu Skarbowego, ZUS-u czy UODO (RODO). Z kolei trzymanie wszystkiego „na zawsze” zapycha szafy i generuje koszty. Jak znaleźć złoty środek i robić to legalnie? Oto Twój kompas po świecie archiwizacji.

1. Jak długo przechowywać dokumenty? (Kluczowa ściąga)

To najczęstsze pytanie. Polskie prawo (Ordynacja podatkowa, Ustawa o rachunkowości, Kodeks Pracy) precyzyjnie określa terminy.

Ważne: Terminy liczymy zazwyczaj od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku lub sporządzono dokument.

Przykład: Faktura z marca 2023 r. (termin płatności podatku w 2023). 5 lat liczymy od 1 stycznia 2024 r. Dokument można zniszczyć dopiero 1 stycznia 2029 r.

Tabela okresów przechowywania:

2. Kategorie archiwalne – A i B. Co to znaczy?

W biurach często spotykasz się z oznaczeniami literowymi na segregatorach. To oficjalny podział państwowy, który warto stosować też w firmie prywatnej dla porządku.

• Kategoria A (Archiwalia): Dokumenty o wartości historycznej. Przechowywane wieczyście. W typowej firmie to rzadkość (np. akt założycielski spółki, statuty, księgi udziałów).
• Kategoria B (Dokumentacja niearchiwalna): Dokumenty, które niszczymy po upływie określonego czasu.
  • Oznacza się je symbolem B + liczba lat, np. B5 (trzymaj 5 lat), B10 (10 lat), B50 (50 lat).
  • BE (B + Ekspertyza) – po upływie czasu archiwum państwowe decyduje, czy zniszczyć, czy zachować.

3. RODO a archiwizacja – pułapka „prawa do zapomnienia”

RODO wprowadziło zasadę minimalizacji danych. Oznacza to, że nie wolno przechowywać danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne.

• CV kandydatów: Jeśli rekrutacja się zakończyła, a kandydat nie wyraził zgody na przyszłe rekrutacje – musisz zniszczyć CV natychmiast. Trzymanie ich „na wszelki wypadek” w segregatorze jest naruszeniem RODO.
• Dane kontrahentów: Jeśli klient żąda usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), a wystawiłeś mu fakturę, nie usuwasz jej. Prawo podatkowe (obowiązek trzymania faktury przez 5 lat) jest nadrzędne wobec żądania usunięcia danych w tym zakresie.

4. Forma przechowywania – Papier czy chmura?

Czy w 2024 roku musimy tonąć w papierze?

• Faktury: Możesz przechowywać je wyłącznie elektronicznie (nawet jeśli przyszły papierem, możesz je zeskanować i zarchiwizować cyfrowo, pod warunkiem zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści). Papierowy oryginał nie jest już świętością dla Urzędu Skarbowego, o ile plik jest bezpieczny.
• E-Akta osobowe: Od 2019 r. pracodawca może prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej. Wymaga to jednak specjalistycznego oprogramowania i kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci pracodawcy przy każdym dokumencie. Zwykły skan „wrzucony do folderu na pulpicie” nie zastępuje papierowych akt osobowych!

5. Jak niszczyć dokumenty? (Brakowanie)

Gdy minie okres przechowywania (np. B5), dokumentów nie wyrzucamy do niebieskiego kosza pod biurkiem.

1. Zniszczenie danych: Dokumenty muszą być zniszczone tak, by nie dało się ich odtworzyć (norma DIN 66399).
2. Niszczarka: Do małego biura wystarczy niszczarka tnąca na ścinki (nie paski!), klasa bezpieczeństwa min. P-4.
3. Firma zewnętrzna: Przy dużej ilości dokumentów zamawia się firmę utylizacyjną. Odbierają dokumenty, niszczą je przemysłowo i – co najważniejsze – wystawiają certyfikat zniszczenia. Ten papier to Twoja „polisa” w razie kontroli.

Praktyczna Checklist-a dla Biura:

• [ ] Segregacja: Czy dokumenty księgowe są oddzielone od kadrowych i handlowych?
• [ ] Opis: Czy każdy segregator ma na grzbiecie rok i rodzaj dokumentów (np. „Faktury Zakupu 2023”)?
• [ ] Warunki: Czy archiwum jest suche i bezpieczne (zamykane na klucz, bez dostępu osób postronnych)?
• [ ] Przegląd: Czy raz w roku (np. w styczniu) robicie przegląd i niszczycie to, co jest przeterminowane?

Podsumowanie

Archiwizacja to nie „chomikowanie”. To proces zarządzania ryzykiem. Dobrze zorganizowane archiwum to spokój podczas kontroli i – paradoksalnie – więcej miejsca w biurze, gdy pozbędziesz się tego, co już dawno powinno zostać zniszczone.